KONTROLA ZUS W FIRMIE – NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ?

Joanna Kawecka

Radca Prawny. Specjalistka ubezpieczeń społecznych.

Skontaktuj się ze mną

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli ZUS potrafi zaniepokoić nawet doświadczonego przedsiębiorcę. Samo pismo mówi niewiele: wskazuje zakres kontroli, kategorię ryzyka przypisaną firmie i dane kontaktowe kontrolera. Tymczasem czas między zawiadomieniem a rozpoczęciem kontroli to najlepszy moment na przygotowanie. W artykule wyjaśniam, czym właściwie jest kontrola ZUS, jak długo może trwać i jakie konsekwencje grożą płatnikowi, który nie udostępni dokumentów.

W pierwszej mierze należy wskazać, co może zostać objęte kontrolą ZUS. Zgodnie z przepisami kontrola może dotyczyć m.in.:

• zgłaszania do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,
• prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych składek, do których to pobierania zobowiązany jest ZUS
• ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
• prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe
• wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych
• prawidłowość i rzetelność danych, informacji i oświadczeń przekazanych we wniosku o zwolnienie z opłacania składek za dany miesiąc.

Co ostatnimi czasy najczęściej kontroluje ZUS?

W ostatnich latach kontrola ZUS koncentruje się na kilku konkretnych schematach zatrudnienia, które organ uznaje za próbę uniknięcia pełnego oskładkowania. Jeśli Twoja firma stosuje poniższe rozwiązania, wsparcie, jakie
oferuje prawnik ZUS, może być kluczowe dla Twojego bezpieczeństwa finansowego.

Praca w podmiotach powiązanych (UoP + Umowa Zlecenie)

ZUS podchodzi bardzo restrykcyjnie do sytuacji, w których pracownik jest zatrudniony w dwóch powiązanych ze sobą podmiotach (np. w Twojej spółce i jednoosobowej działalności).

• Mechanizm: Pracownik ma umowę o pracę w jednym podmiocie, a w drugim (powiązanym kapitałowo lub osobowo) wykonuje zadania na umowę zlecenie.
• Ryzyko: Inspektorzy często uznają, że zlecenie jest w rzeczywistości kontynuacją pracy etatowej, co skutkuje nakazem zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami.

Kwestionowanie umów o dzieło

To jeden z najczęstszych punktów zapalnych. Kontrola ZUS skrupulatnie weryfikuje, czy „dzieło” nie jest w rzeczywistości „zleceniem”.

• Przykład: Prowadzisz szkołę językową i zatrudniasz lektorów na umowy o dzieło.
• Ryzyko: ZUS może uznać, że nauczanie to powtarzalne świadczenie usług (zlecenie), a nie stworzenie unikalnego rezultatu (dzieło). Skutek? Konieczność objęcia lektorów ubezpieczeniem społecznym wstecz.

Wniosek: Jeśli stosujesz umowy o dzieło lub dzielisz zatrudnienie między podmioty, warto przeprowadzić audyt prawny. Doświadczony prawnik ZUS pomoże Ci ocenić ryzyko i przygotować argumentację, która obroni Twoje decyzje przed inspektorem.

Kontrola podstaw wymiaru składek taksówkarzy.

Ostatnimi czasy ZUS kontroluje kierowców taksówek. Jednym z głównych naruszeń w ocenie ZUS jest rozdzielenie przychodu na dwie części: wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia oraz kwota wypłacana jako czynsz za najem pojazdu od kierowy, zwrot kosztów eksploatacji tego pojazdu.

Czy zawsze ZUS ma rację? Niekoniecznie.

Od czego zaczyna się kontrola?

Kontrola ZUS w firmie rozpoczyna się od doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Po doręczeniu informacji o planowanej kontroli ZUS może ją rozpocząć najwcześniej po upływie 7 dni, jednak nie później niż po upływie 30 dni. Jeśli natomiast Inspektorzy nie pojawią się w firmie w wyznaczonym terminie mają obowiązek ponownego zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Inspektor kontroli ZUS zobowiązany jest również do przedłożenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, które musi zawierać co najmniej:

• wskazanie podstawy prawnej;
• oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu;
• datę i miejsce wystawienia;
• imię i nazwisko inspektora kontroli Zakładu oraz numer jego legitymacji służbowej;
• oznaczenie kontrolowanego płatnika składek;
• wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;
• zakres przedmiotowy kontroli;
• podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.

Ile trwa kontrola ZUS?

Co do zasady, czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:
1) mikroprzedsiębiorców – 6 dni roboczych;
2) małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
3) średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
4) pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Definicja przedsiębiorców wskazanych powyżej znajduje się w ustawie Prawo przedsiębiorców. Przykładowo „mikroprzedsiębiorcą” to przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro;

• Natomiast często spotykam się w swojej praktyce z tym, że ZUS wlicza do stanu zatrudnienia również zleceniobiorców i tym samym wydłuża sobie czas prowadzenia kontroli. Czy zasadnie? Zdecydowanie nie. Na takie działania ZUS w trakcie kontroli przysługują stosowne instrumenty prawne.

Zasadą jest, że kontrola odbywa się w siedzibie kontrolowanego. Ewentualnie czynności mogą zostać przeprowadzone w miejscu przechowywania dokumentów przez kontrolowanego bądź w siedzibie ZUS. Podczas
kontroli Inspektorzy ZUS mają możliwość przesłuchiwania świadków w tym byłych pracowników.

Więcej o kontroli ZUS pisałam tutaj : https://joanna-kawecka.pl/kontrola-zus-w-firmie/

Jakie obowiązki ciążą na kontrolowanych płatnikach składek?

Zgodnie z ustawą systemową płatnicy składek są zobowiązani:

1) udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów; 1a) udostępniać do oględzin składniki majątku, których
badanie wchodzi zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek;

2) sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu;3) zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;

4) udzielać wyjaśnień kontrolującemu;

5) przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Co w przypadku odmowy złożenia wyjaśnień?

W razie odmowy złożenia wyjaśnień czy też udzielenia informacji przez płatnika składek oraz w razie zakwalifikowania przypadku odmowy jako działania zmierzającego do udaremnienia lub utrudnienia przeprowadzenia kontroli, płatnik powinien liczyć się z wymierzeniem mu (lub osobie działającej w jego imieniu) grzywny w kwocie do 46 000 zł.

Ważne! Zgodnie z ciężarem rozłożenia dowodu to na płatniku spoczywa konieczność wykazania, że należycie realizował swoje obowiązki jako płatnik (np.: wyrok SA we Wrocławiu z 10.04.2012 r., III AUa 33/12, LEX nr 1238800), co stanowi dodatkowy czynnik przesądzający o tym, że sprawna realizacja opisanych wyżej obowiązków leży w jego interesie.

Zakończenie kontroli.

Kontrola kończy się sporządzeniem przez Inspektora ZUS protokołu kontroli. W przypadku niezadowolenia z przebiegu kontroli bądź konieczności zakwestionowania ustaleń wskazanych w protokole kontroli kontrolowanemu
przysługuje możliwość złożenia zastrzeżeń do protokołu kontroli. Zastrzeżenia składamy w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. ZUS rozpatruje zastrzeżenia w formie pisemnej. Jeśli nie zgadza się z zastrzeżeniami, wówczas wszczyna bądź postępowanie wyjaśniające, które kończy się wydaniem decyzji bądź wydaje stosowne decyzje.

Pomoc Kancelarii podczas kontroli ZUS.

Od ponad 10 lat z sukcesem prowadzę sprawy przeciwko ZUS na każdym etapie postępowania. Od ponad 10 lat biorę udział w prowadzonych przez ZUS kontrolach. Mogę Ci pomóc m.in. przy:

• weryfikacji dokumentów pracowniczych – analizuję dokumentację pod kątem wymogów kontroli,
• weryfikacji zakresu upoważnienia – analizuję formalno-prawne upoważnienia do przeprowadzenia kontroli przez ZUS.
• Kontakcie z ZUS: reprezentuję klienta w trakcie kontroli i kontaktuję się z organem kontrolnym w trakcie trwania kontroli na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
• Biorę udział w przesłuchaniach ubezpieczonych oraz płatników składek,
• Sporządzam ewentualne sprzeciwy do czynności kontrolnych
• Sporządzam stosowne zażalenia w toku kontroli,
• Sporządzam dodatkowe wyjaśnienia pisemne w toku kontroli,
• Przygotowuję skargi do sądu administracyjnego w trakcie kontroli ZUS i reprezentuję klienta przed sądem administracyjnym, w tym przed Naczelnym Sądem Administracyjnym,
• Sporządzam i składam zastrzeżenia do protokołu kontroli, jeśli występuje taka konieczność.

Jeśli ZUS rozpoczął w Twojej firmie kontrolę zapraszam do kontaktu!